AssoFrais : les frais bénévoles, enfin simplifiés !
Moins de paperasse, moins d’oublis, plus de temps pour votre association !
Les bénévoles donnent de leur temps et de leur énergie pour faire vivre les associations. Mais lorsqu’il faut gérer les déplacements, les achats, les justificatifs et les notes de frais, les démarches administratives peuvent vite devenir une contrainte.
Avec AssoFrais, une application gratuite pensée pour les associations, la gestion des frais bénévoles devient plus simple, plus claire et mieux organisée.
Une solution simple pour les bénévoles et les trésoriers
Déplacements, péages, stationnement, fournitures ou petits achats : les bénévoles peuvent être amenés à engager des dépenses personnelles pour les besoins de leur association.
Encore faut-il conserver les justificatifs, noter les informations utiles et transmettre une demande de remboursement compréhensible.
AssoFrais permet de saisir les dépenses au fur et à mesure, d’y associer les justificatifs nécessaires et de préparer une note de frais claire à transmettre à l’association.
Fini, autant que possible, les tickets égarés, les informations oubliées et les longues séances de reconstitution des dépenses plusieurs semaines après !
Pour les bénévoles : une gestion plus facile au quotidien
Avec AssoFrais, chacun peut enregistrer ses déplacements et ses dépenses au fil de l’eau, ajouter ses justificatifs et préparer sa note de frais plus facilement.
L’objectif est simple : éviter de tout reprendre à la dernière minute et consacrer davantage de temps aux activités associatives.
Pour les trésoriers : des notes de frais plus claires
Recevoir des demandes mieux organisées facilite le travail des trésoriers et des responsables associatifs.
Les informations sont regroupées, les justificatifs plus faciles à retrouver et les notes de frais présentées dans un format plus homogène.
Résultat : moins de relances, un suivi plus simple et davantage de temps pour les missions essentielles de l’association.
Comment fonctionne AssoFrais ?
Quelques étapes suffisent pour préparer une note de frais :
- Saisir les déplacements en indiquant la date, le motif, le trajet et le kilométrage
- Ajouter les dépenses
- Enregistrez les frais engagés : péages, stationnement, achats ou fournitures. Ne pas oublier de joindre les justificatifs
- Associez les tickets, factures et autres pièces utiles
- Générer la note de frais
- Transmettre à l’association
- Le trésorier ou le responsable désigné peut alors examiner la demande selon les règles définies par l’association
AssoFrais facilite la préparation et le suivi des frais.
La validation des dépenses, leur remboursement et le traitement éventuel d’un abandon de frais restent de la responsabilité de l’association.
Frais bénévoles : les bons réflexes à adopter
Une bonne organisation repose aussi sur quelques règles simples.
Toute demande de remboursement doit concerner des dépenses réelles, justifiées et liées à l’activité associative. Il est donc important de conserver les pièces nécessaires et de préciser la date, la nature et le motif de chaque dépense.
Chaque association peut définir sa propre procédure : personnes chargées de la validation, fréquence de transmission des notes de frais ou plafonds internes éventuels.
Un bénévole peut également renoncer au remboursement de tout ou partie de ses frais. Dans certaines associations éligibles, cet abandon peut, sous conditions, être assimilé à un don ouvrant droit à une réduction d’impôt.
AssoFrais aide à organiser les informations, mais ne détermine pas à lui seul l’éligibilité fiscale de l’association ou du bénévole.
Une application gratuite, au service de la vie associative. Aucun abonnement.
Parce que les associations ont besoin de solutions pratiques, AssoFrais fait le choix de la simplicité.
- Pratique : les dépenses et justificatifs sont regroupés pour préparer les notes de frais.
- Accessible : une démarche pensée pour les besoins concrets des bénévoles et des trésoriers.
- Utile : moins de temps consacré à la paperasse, plus de temps pour les projets associatifs.
Vous êtes une association ? Devenez association pilote !
AssoFrais souhaite évoluer à partir des besoins réels du terrain.
C’est pourquoi nous invitons 100 associations pilotes à découvrir et tester l’outil : clubs sportifs, associations culturelles, comités des fêtes, associations solidaires, associations de loisirs ou de parents d’élèves.
Le principe est simple : tester AssoFrais avec quelques bénévoles, puis partager vos impressions. Ce qui fonctionne, ce qui manque, ce qui pourrait être amélioré… Tous les retours sont utiles !
La participation est gratuite : 0 €, sans abonnement, sans engagement et sans achat obligatoire.
En rejoignant cette démarche, vous contribuez à construire un outil toujours plus adapté à la réalité de la vie associative.
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=> Ensemble, simplifions les frais bénévoles
La vie associative repose avant tout sur l’engagement, le partage et l’envie d’agir ensemble. La gestion des frais ne devrait pas devenir un obstacle à cet engagement.