Attention !
Cet article contient des informations contextualisées. Dans le cadre de la crise sanitaire les règles de fonctionnement évoluant très rapidement, nous faisons de notre mieux pour actualiser et vous donner une information au plus juste. Cependant les règles et contraintes pouvant changer rapidement nous vous invitons à vérifier ces informations.
La crise aura obligé tout le monde à accélérer sa transition numérique. Les associations n’y échappent pas. Nous vous proposons de vous accompagner dans cette transition en utilisant notre outil Zoom pour vos réunions statutaires.
Peu de lieux accessibles…
« On ne peut plus se réunir », « Nous n’avons pas de salle », « le numérique avec nos adhérents c’est trop compliqué » voilà différents témoignages que nous pouvons entendre parmi les associations. Nombreuses nous questionnent sur les possibilités de mise en œuvre pour leur réunion. Malheureusement, vu le contexte, une des rares possibilités de se réunir dans un endroit privé.
Attention cependant, même en faisant une réunion chez l’un des membres, il faut veiller au cadre de sécurité des participants.
Vous pouvez en savoir plus sur les responsabilités des associations en temps de covid sur notre article dédié.
Nos locaux, ouverts sous conditions …
Comme nombreux d’entre vous le savent, nous proposons à nos adhérents d’utiliser notre salle gratuitement jusqu’à 3 fois par an pour leurs réunions statutaires (CA, AG…). Nous avons généralement beaucoup de demandes de réservations, en vu des assemblées générales de début d’année.
Nos locaux sont classifiés comme un établissement recevant du public (ERP) de type L. Notre salle de formation jusque-là accessible, ne nous permet plus, jusqu’à nouvel ordre, d’accueillir du public (sauf dans le cas de formation professionnelle ou continue).
Faute de mieux, beaucoup de réunions de CA et de Bureau se délocalisent en ligne grâce à des plateformes gratuites ou payantes.
Les plateformes en ligne comme alternative
Beaucoup d’entre vous ont sûrement déjà eu l’occasion d’en utiliser et les autres en ont au moins entendu parlé. Les plateformes en ligne peuvent être facilement accessibles.
Si cela vous intéresse vous trouverez quelques exemples d’outils numériques pour faciliter les collaborations.
D’ailleurs, au début du premier confinement, nous avons vite investi une de ces plateformes en ligne gratuite que ce soit pour nos réunions en interne ou pour proposer des formations au public.
Il y a beaucoup de versions gratuites mais toutes ne sont pas toujours maniables ou stables lorsque l’on est nombreux.
Conscient de la difficulté que cela peut représenter, nous avons souhaité vous proposer une alternative…
Nous vous accompagnons en ligne
Vous voulez vous lancer et organiser une réunion en ligne ? Nous pouvons vous orienter vers des services accessibles et vous en montrer le fonctionnement.
Nous vous proposons aussi, en tant qu’adhérent, d’accéder à notre compte zoom. Une solution payante mais qui nous semble plus stable et qui permet des fonctionnalités avancées.
Dans la pratique
De la même manière que nous ouvrons ou fermons la salle pour vos rendez-vous, il nous incombe donc d’ouvrir l’accès à cette réunion en ligne.
Un.e salarié.e sera donc présent.e pour lancer la réunion. Nous vous laisserons cependant animer en autonomie votre réunion et nous accorderons les droits de gestion tout au long de votre événement.
Notre salarié.e ne suivra pas votre réunion. Il/Elle lancera la session et ensuite vous êtes autonomes !
L’avantage de cette option pour vous est de ne pas avoir à vous soucier des options techniques : que ce soit sur la création de la session ou la gestion du lancement. De la même manière si vous n’êtes pas à l’aise avec le dispositif nous prendrons le temps en amont de vous accompagner sur la découverte de l’outil et ses possibilités.
Comment organiser un CA ou une AG en ligne ?
Il est déstabilisant de changer ses habitudes. Surtout lorsqu’il s’agit d’organiser un événement déterminant pour son association.
Les prises de décisions, les votes… Vous êtes nombreux à nous écrire à ce propos et à nous demander ce qu’il est possible de faire.
Notre Réseau National des Maisons des Associations a rédigé un article très complet sur les conditions de mise en œuvre. On peut notamment le résumer à travers 6 grands conseils : préparer une trame conductrice / préparer ses outils / favoriser la participations / définir les rôle de chacun / ne pas hésitez à répéter / penser à la convivialité
SOURCES
- Site du RNMA
- Article dans Association Mode d’emploi.