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Emploi : la Ligue de l’enseignement 84 cherche un.e Secrétaire de Direction

Date d’effet : 3 avril 2018

Lieu : Ligue de l’Enseignement 84 – 5, rue Adrien Marcel BP 31003 – 84095 AVIGNON Cedex 9

Contrat : CDD – 1 AN – temps complet (35h/semaine)

Groupe : D (CCNA) – Coefficient de base : 300

Positionnement hiérarchique : Dans le cadre des orientations définies par le Conseil d’Administration et sous la responsabilité de la Déléguée Générale, il ou elle apporte une aide permanente à la Direction Générale en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Missions :
– Effectue toute les opérations du secrétariat de direction mais se  distingue pour partie de ses fonctions par la nature des documents traités et en particulier leur confidentialité.
– Draine un ensemble large d’informations devant permettre à la direction un suivi régulier de l’ensemble de l’organisme.
– Effectue les opérations de transmission et traitement des informations, nécessaires à la bonne marche des services et à ses
relations internes et externes, dont la transmission des éléments nécessaires au bon fonctionnement des services externalisés : comptabilité, Payes, communication, …
– Propose l’animation de temps de formation relatifs à ses missions et en direction des publics cibles de la Ligue de l’Enseignement 84.
Ces missions devront être conduites dans le respect et la promotion des valeurs qui fondent la Ligue de l’Enseignement.

Activités associées :
Assure la circulation de l’information entre la Direction Générale et les différents services, ainsi qu’avec les élus.
– Diffuse des notes de service : rédige les notes de services internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature du directeur, les reproduit et les diffuse
– Classe et archive les documents de la Direction Générale :
Prend en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la Direction Générale avec les services internes et organismes externes.
– Interne : Assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail / Respect les délais de transmission de documents avant réunion / Prépare et organise les différentes réunions  institutionnelles et statutaires : convocations, préparation des
dossiers préalables / Renseigne des tableaux de suivi des activités du service
– Externe : Assure le recueil et la transmission des éléments nécessaires au traitement des services externalisés / Veille règlementaire / Prépare et organise les différentes réunions  institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables / Renseigne des tableaux de suivi des activités du service
Assure, en tant que collaboratrice du Directeur, son secrétariat personnel classique
– Gestion des agendas et des plannings, filtrage des informations et des appels,
– Organisation, suivi et compte-rendu des réunions, préparation et organisation des déplacements.
-Affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance …..
Assure des fonctions d’assistante qui impliquent de palier dans une certaine mesure aux absences de la Déléguée Générale.
– Intègre les priorités de la Direction Générale dans la gestion quotidienne des activités du Secrétariat
– Gestion et suivi de certains dossiers
– Rédaction de notes à partir de consignes, gestion de mailings,…
Contribue à la circulation de l’information et aux échanges avec l’équipe et les animateurs de Pôles.

Profil :Qualification/Formation : BTS Assistant de gestion PME/PMI et/ou DUT Gestion Administrative et Commerciale des Organisations Techniques et maitrise de secrétariat, comptabilité, ressources humaines
Permis B / Mobilité

Expérience :
Au moins 5 ans d’expérience sur des postes équivalents, avec gestion d’équipe
Expérience dans le champ de l’animation socio-culturelle
Bonne connaissance du réseau associatif Vauclusien
Expérience en communication souhaitée
Connaissance du fonctionnement associatif, territorial et du monde de l’entreprise.

Informatique : Maîtrise des outils bureautique : connaissance des logiciels : traitement de texte, tableurs, gestion de fichiers, PPT,

Qualités/Compétences : Travail en équipe, bonne présentation et élocution, sens relationnel.
Rigueur et méthode de travail.
Confidentialité, discrétion.
Réactivité, initiative, capacité à argumenter des décisions.
Capacité à représenter l’association, aptitude à intervenir en public.
Capacité à travailler en transversalité et en partenariat.
Disponibilité et mobilité requise (départementale, et régionale).
Appétences pour le champ de l’économie sociale et solidaire.

Formation proposée :
Formation en interne dans le réseau de la Ligue de l’Enseignement.

 

Candidature à adresser à l’attention de
Mme Sabine INGRAND-MARANDON, Co-Directrice Générale
jusqu’au 26 mars 2018 à l’adresse mail suivante : codirection@laligue84.org

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